Quando recebemos a notícia de que a Sapore, maior empresa de alimentação coletiva da América Latina (e cliente da táLIGADO desde 2016), seria fornecedora oficial de alimentos do Lollapalooza 2018 achamos realmente incrível! E que desafio bárbaro, não é mesmo? Contudo, no minuto seguinte, nos demos conta de que o briefing havia chegado em plena terça-feira, 20 de março, e o Lolla começaria na sexta-feira, 24. (Socorro!).

Respiramos fundo e pensamos “Vai dar certo!”. E aqui cabe um parêntesis explicativo:

Nessas horas, ter um bom background de atuação em agência é, certamente, um diferencial. Depois de cinco anos atendendo clientes dos mais diversos portes e segmentos, você acaba desenhando um schedule de ações bastante bem definidas e, para momentos em que o relógio é o seu maior inimigo, isso é uma mina de ouro! E foi com esse conhecimento prévio que ativamos o nosso plano de ação.

Planejar e colocar em prática uma demanda muito urgente perpassa por 5 passos:

• Respirar fundo
• Desenhar um fluxo de trabalho bem definido
• Distribuir tarefas
• Combinar checkpoints
• Manter uma interface muito próxima com o cliente

Então tudo começou, obviamente, com uma reunião de equipe (talvez a mais rápida já vista na história recente das agências de marketing digital) de onde todo o nosso time saiu com uma visão do escopo de trabalho desenhado. Em tempo recorde, entregamos um planejamento de atuação da marca nas redes sociais e site durante o período do evento.

Aqui, entra um segundo parêntesis de observação:

Talvez a principal chave do sucesso dos projetos relâmpago esteja mesmo na interface contínua com o cliente

Imagine que você tem 48h para finalizar um job, e que você vá passar 8 horas trabalhando no planejamento, mais 6h nos conteúdos e outras 10h na linha criativa.

Pode ser um grande tiro no pé pensar: “Vou fazer tudo de uma vez e entregar pronto”. Por mais que você esteja trabalhando com um briefing fechado, imprevistos acontecem.

E se o cliente não gostar de alguns pontos do planejamento? E se a redação não agradar? Ou então os layouts? Pronto! Você perdeu horas de esforço e agora vai perder muitas outras para mudar tudo. Prefira dar tiros curtos.

Os checkpoints são fundamentais para setar as demandas e evitar os gargalos da produção.

Retomando nossa história, ao longo de todo o processo de produção, definimos pontos de checagem internos (que nada mais eram do que uma “geral” com a equipe para alinhar ponteiros sobre se tudo estava indo nos conformes) e mantivemos o contínuo diálogo com o cliente, que basicamente funcionou como um “Estamos fazendo isso desta forma, podemos seguir?”.

Depois de tudo finalmente aprovado, chegamos efetivamente na hora da ação: O plantão do evento. Conjugar forças de duas equipes é outra tarefa desafiadora, mas a resposta de tudo está no bom e velho diálogo.

O brasileiro é um povo curioso porque se apropria das redes sociais de uma forma muito única e faz isso como ninguém (inclusive se torna íntimo a ponto de criar apelidos como “Face” ou “Zap”). Aliás, foi aqui no Brasil que uma das ferramentas de uma destas redes, inicialmente pensada para uso pessoal, ganhou um aspecto de trabalho: os grupos no WhatsApp.

E foi exatamente em um grupo do aplicativo que conseguimos reunir as duas equipes (Sapore e táLIGADO) para que pudessem dialogar durante o período da operação no Lolla.

Aqui, incluo nosso terceiro parêntesis:

Enquanto a equipe da Sapore estava in loco no festival, nós montamos um verdadeiro bunker para receber todo o material quente que viria do evento.

Retomando a nossa saga, neste contexto, grupo de WhatsApp foi fator fundamental para conjugação dos dois times. Como disse lá atrás, uma das etapas dos projetos relâmpago consiste em distribuir tarefas. Ora, não haveria distribuição de tarefas sem figuras (extremamente importantes) de liderança em ambos os lados. E uma vez que essas figuras desenham para suas equipes as etapas sobre as quais cada um é responsável, você tem meia receita para o sucesso pronta, porque o resto dela se faz com comprometimento.

A partir daí, o trabalho fluiu.

Em parceria com o time da Sapore, fomos capazes de ajudar a trazer os resultados desejados, atendendo a todas as expectativas (e não tem nada melhor do que, no fim do dia, ver seu cliente satisfeito).

Para nós, o que ficou de toda essa luta contra o relógio foi mais uma experiência incrível e um case que, certamente, vai compor nosso background para os tais projetos relâmpagos que ainda hão de surgir (sabemos que eles virão!).